Los CFDI y la nómina, comentarios a su aplicación e implementación

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La nueva Ley del Impuesto Sobre la Renta para el ejercicio 2014 incluye para los contribuyentes no solo nuevas obligaciones de carácter sustantivo sino también, nuevas normas adjetivas que implican replantear procedimientos y esquemas para el cumplimiento de sus obligaciones.

En materia de deducciones, concretamente hablando de salarios y conceptos asimilados, destaca un nuevo requisito para la deducción de estos conceptos, la emisión de CFDI como comprobación fiscal.

El nuevo artículo 27 en su fracción V dispone:

Deducción de Salarios en Comprobantes Fiscales - LISR
Artículo 27. Las deducciones autorizadas en este Título deberán reunir los siguientes requisitos:

V. Cumplir con las obligaciones establecidas en esta Ley en materia de retención y entero de impuestos a cargo de terceros o que, en su caso, se recabe de éstos copia de los documentos en que conste el pago de dichos impuestos. Tratándose de pagos al extranjero, éstos sólo se podrán deducir siempre que el contribuyente proporcione la información a que esté obligado en los términos del artículo 76 de esta Ley.

Los pagos que a la vez sean ingresos en los términos del Capítulo I del Título IV, de esta Ley, se podrán deducir siempre que las erogaciones por concepto de remuneración, las retenciones correspondientes y las deducciones del impuesto local por salarios y, en general, por la prestación de un servicio personal independiente, consten en comprobantes fiscales emitidos en términos del Código Fiscal de la Federación y se cumpla con las obligaciones a que se refiere el artículo 99, fracciones I, II, III y V de la presente Ley, así como las disposiciones que, en su caso, regulen el subsidio para el empleo y los contribuyentes cumplan con la obligación de inscribir a los trabajadores en el Instituto Mexicano del Seguro Social cuando estén obligados a ello, en los términos de las leyes de seguridad social.

Adicionalmente, dentro de las obligaciones que deben cumplir los empleadores o personas que hagan pagos por conceptos asimilados a salarios, destacan en materia de comprobación digital las siguientes nuevas obligaciones:

Obligaciones de los patrones de emitir CFDI - LISR
Artículo 99. Quienes hagan pagos por los conceptos a que se refiere este Capítulo, tendrán las siguientes obligaciones:

III. Expedir y entregar comprobantes fiscales a las personas que reciban pagos por los conceptos a que se refiere este Capítulo, en la fecha en que se realice la erogación correspondiente, los cuales podrán utilizarse como constancia o recibo de pago para efectos de la legislación laboral a que se refieren los artículos 132 fracciones VII y VIII, y 804, primer párrafo, fracciones II y IV, de la Ley Federal de Trabajo.

IV. Solicitar, en su caso, las constancias y los comprobantes a que se refiere la fracción anterior, a las personas que contraten para prestar servicios subordinados, a más tardar dentro del mes siguiente a aquél en que se inicie la prestación del servicio y cerciorarse que estén inscritos en el Registro Federal de Contribuyentes.

Como puede observarse, para la deducción de las nóminas, en materia de Impuesto Sobre la Renta tenemos ahora una nueva obligación consistente en emitir CFDI por las erogaciones efectuadas en este concepto. Estos CFDI deberán ser expedidos por los empleadores o personas que hagan los pagos por estos conceptos.

Al mismo tiempo, se establece la obligación a los patrones de solicitar estos comprobantes a las personas que contraten para prestar servicios subordinados.

Al mismo tiempo, en relación con la forma de pago de las erogaciones por los salarios y conceptos asimilados, se establece la obligación de pagar dichos conceptos con medios diversos del efectivo cuando el monto de la erogación supere los $ 2,000.00, como requisito para su correcta deducción en el Impuesto Sobre la Renta.

Hay que recordar que antes de la nueva Ley del ISR para 2014, esta era una excepción a la regla.

Exclusión pago efectivo de la nómina - LISR
Artículo 27. Las deducciones autorizadas en este Título deberán reunir los siguientes requisitos:

III. Estar amparadas con un comprobante fiscal y que los pagos cuyo monto exceda de $2,000.00 se efectúen mediante transferencia electrónica de fondos desde cuentas abiertas a nombre del contribuyente en instituciones que componen el sistema financiero y las entidades que para tal efecto autorice el Banco de México; cheque nominativo de la cuenta del contribuyente, tarjeta de crédito, de débito, de servicios, o los denominados monederos electrónicos autorizados por el Servicio de Administración Tributaria.

Tratándose de la adquisición de combustibles para vehículos marítimos, aéreos y terrestres, el pago deberá efectuarse en la forma señalada en el párrafo anterior, aun cuando la contraprestación de dichas adquisiciones no excedan de $2,000.00.

Las autoridades fiscales podrán liberar de la obligación de pagar las erogaciones a través de los medios establecidos en el primer párrafo de esta fracción, cuando las mismas se efectúen en poblaciones o en zonas rurales, sin servicios financieros.

Los pagos que se efectúen mediante cheque nominativo, deberán contener la clave en el registro federal de contribuyentes de quien lo expide, así como en el anverso del mismo la expresión "para abono en cuenta del beneficiario".

Un problema legal, antes de considerar los problemas prácticos que ya representa esta nueva reglamentación, es el de la obtención del consentimiento por parte del empleado ya que según dispone la Ley federal del Trabajo, los salarios debieran pagarse en efectivo, en moneda de curso legal, a menos que se obtenga un consentimiento del empleado para poder efectuar el pago de los salarios en forma diversa.

Obligación de realizar el pago del salario en efectivo, a menos de que el trabajador consienta lo distinto - LFT

Artículo 101.- El salario en efectivo deberá pagarse precisamente en moneda de curso legal, no siendo permitido hacerlo en mercancías, vales, fichas o cualquier otro signo representativo con que se pretenda substituir la moneda.

Previo consentimiento del trabajador, el pago del salario podrá efectuarse por medio de depósito en cuenta bancaria, tarjeta de débito, transferencias o cualquier otro medio electrónico. Los gastos o costos que originen estos medios alternativos de pago serán cubiertos por el patrón.

Dentro de las normas sustantivas que regulan la expedición de CFDI para amparar las deducciones de salarios y conceptos asimilados, también habrá que considerar las que se publiquen próximamente a través de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2014 y que como comentamos en publicación reciente, se han dado a conocer previamente, aunque solo por unas horas en la página web de SAT.

El Anteproyecto de 43 reglas en materia de comprobantes fiscales incluye algunas relativas a amparar el pago de nóminas, de entre las cuales destacan las siguientes:

Anteproyecto de Reglas de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2014 – Pendiente de Publicación

X32 Expedición de CFDI por concepto de nómina
Para los efectos del artículo 99, fracción III de la Ley de ISR, los CFDI que se emitan por las remuneraciones que se efectúen por concepto de salarios y en general por la prestación de un servicio personal subordinado, deberán cumplir con el complemento que el SAT publique en su página de Internet.
LISR 99 RMF X4

Acerca del complemento a que se refiere la regla X32 (proyecto), este fue publicado en la página de internet del SAT el 19 de Noviembre de 2013 e incluye la información adicional que se requiere para la correcta y completa elaboración del CFDI de nómina.

Este complemento es requerido dada la naturaleza particular el comprobante y la información adicional que se debe incluir que no puede contenerse en la estructura ordinaria del XML con el que se construye el CFDI de nómina.

Este complemento se acompaña a estos comentarios. Asimismo se acompaña otra información adicional publicada por el SAT en su sitio web que contiene los diversos catálogos que son necesarios para la integración del CFDI de nómina.

X33 Entrega del CFDI por concepto nómina
Para los efectos del artículo 29, fracción V del CFF y 99, fracción III de la Ley del ISR, los contribuyentes entregarán o enviarán a sus trabajadores el formato electrónico XML de las remuneraciones cubiertas.

Los contribuyentes que se encuentren imposibilitados para cumplir con lo establecido en el párrafo anterior, podrán entregar una representación impresa del CFDI de las remuneraciones cubiertas a sus trabajadores, sin que la misma tenga valor para efectos fiscales.

Dicha representación deberá contener al menos los siguientes datos:
I. El folio Fiscal.
II. El RFC del empleador.
III. El RFC de empleado.
CFF 29, LISR 99

La elaboración de un documento digital que ampare la nómina, implica también su entrega material a los contribuyentes a quienes se efectúe el pago correspondiente. Sin embargo, esta entrega presentará problemas de índole práctico ya que seguramente la mayoría de los empleados en el país pudiera no contar con medios electrónicos en los cuales recibir y conservar estos comprobantes digitales (en su formato XML) o una cuenta de correo electrónico a la cual le pudieran ser enviados los comprobantes en comento.

La regla X33 (proyecto) arriba trascrita determina los requisitos que la representación impresa de los comprobantes fiscales de pago de nóminas deberá contener como mínimo.

Como puede observarse los requisitos establecidos para esta representación impresa ya se incluyen por lo general en un recibo de nómina convencional, con excepción del folio fiscal, mismo folio que es una característica atribuible a un CFDI que previamente hubiera debido ser certificado por un proveedor autorizado.

Este folio, y la representación impresa en su conjunto, no tendrán efecto fiscal alguno pero sí presumirán la existencia de un comprobante fiscal referido a dicha representación impresa.

X34 Momento de deducibilidad del CFDI de las remuneraciones cubiertas a los trabajadores
Para los efectos del artículo 27, fracción V, segundo párrafo de la Ley del ISR, se considera que los contribuyentes que expidan CFDI por las remuneraciones que cubran a sus trabajadores, tendrán por cumplidos los requisitos de deducibilidad de dichos comprobantes para efectos fiscales, al momento que se realice el pago de dichas remuneraciones, con independencia de la fecha en que se haya emitido el CFDI o haya sido certificado por el proveedor de certificación del CFDI autorizado.
LISR 27

El proyecto de la regla X34 arriba trascrita es interesante, ya que más allá de precisar el momento en que será deducible la nómina y no obstante el cumplimiento de los demás requisitos distintos al del pago de la misma, concede quizá de forma implícita una prórroga para el cumplimiento de la obligación de la emisión del CFDI, ya que establece que la nómina será deducible una vez que la erogación sea pagada, con independencia de la fecha en que se haya emitido el CFDI que le corresponda.

De cualquier forma, habrá que esperar a confirmar si la autoridad da la misma lectura e intencionalidad a la regla en comento una vez que esta sea publicada.

X35 Opción para emitir constancias de retenciones de contribuciones a través de CFDI
Para los efectos del artículo 76, fracciones III, XI, inciso b) y XVIII; 86, fracción V; 99, fracción V; 110, fracción VIII; 117, último párrafo y 139, fracción I de la Ley del ISR y 32, fracción V de la Ley del IVA, las constancias de retenciones deberán cumplir con el complemento que el SAT publique en su página de Internet.
LISR 76,86, 99, 110, 117 y 139, LIVA 32 RMF X4

Finalmente, el proyecto de la regla X35 establece, en materia de constancias, y para el caso de las nóminas, que aquellas constancias de percepciones y retenciones a las personas que obtengan ingresos por salarios y conceptos asimilados deberán cumplir con el complemento que el SAT publique en su página de internet. Con esto consideramos que lo que se pretende es que el CFDI con el complemento de nómina sustituirá a la constancia de percepciones y retenciones que hoy conocemos como la constancia del Anexo 1 del DIM o formato 37.

La implementación de la emisión de CFDI de nómina no es un proceso necesariamente sencillo, sino que al contrario, es por demás complejo y requiere de expertos en esta materia. El problema que enfrentará el empresario es la falta de infraestructura y sistemas sobretodo en la pequeña empresa en la que es muy común encontrar que las nóminas aún se calculan y emiten en hojas de cálculo e incluso en hojas de trabajo en papel.

Este tipo de contribuyentes que aún no cuentan con sistemas comerciales para el cálculo de sus nóminas enfrentarán un reto importante para ponerse al día en esta materia y cumplir correctamente con los requisitos que para la deducción de salarios plantea la nueva Ley del Impuesto Sobre la Renta.

Es recomendable acudir a expertos como pueden ser los proveedores autorizados de certificación o de ser posible adquirir e implementar sistemas de nóminas que incluyan la funcionalidad de la emisión de recibos de nómina en la modalidad de CFDI. Recordemos que esta obligación inicia su vigencia el 1 de Enero de 2014.

En “Echeverría Castellanos Contadores Públicos, SCP” hemos desarrollado en conjunto con “Soluciones Advans, S.A. de C.V. (Proveedor Autorizado de Certificación) www.advans.mx, las herramientas adecuadas para dar a nuestros clientes y al público en general opciones en el cumplimiento de de esta obligación.

Estamos a sus órdenes para servirle en atención a cualquier ampliación que requiera acerca de lo comentado en este artículo.

Atentamente

Echeverría Castellanos Contadores Públicos, SCP

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